Privacyverklaring

Begrippen

Voordat we dieper ingaan op de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, leggen we graag een paar belangrijke begrippen uit. Zo weet u precies waar we het over hebben en waarom we zorgvuldig met uw informatie omgaan.

• Wat zijn persoonsgegevens?
  In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat als definitie voor persoonsgegevens: ‘alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon’. Simpel gezegd is dit alle informatie die direct iets over u zegt. Denk aan uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Het gaat ook om gegevens die naar u te herleiden zijn, al dan niet in combinatie met andere gegevens, zoals uw burgerservicenummer (BSN), bankrekeningnummer en zelfs het IP-adres van uw computer.
• Wat is verwerking van persoonsgegevens?
  Een verwerking van persoonsgegevens is alles wat we met uw gegevens doen. Dit begint bijvoorbeeld al bij het verzamelen van de gegevens, zoals tijdens een oriëntatiegesprek. Daarna leggen we ze vast in ons systeem en gebruiken we ze om uw hypotheekaanvraag te regelen. Ook het delen van deze informatie met een bank of notaris valt hieronder. Zelfs het bewaren en uiteindelijk vernietigen van de gegevens zijn vormen van verwerking.

Wie zijn wij?

Vita Hypotheekadvies is een handelsnaam van Verzekeringsadviescentrum Zaanstad B.V. (VACZ). Wij zijn een financiële onderneming die adviseert en bemiddelt in financiële diensten en producten. Om onze dienstverlening goed uit te kunnen voeren, verwerken wij persoonsgegevens.

Verwerkingsverantwoordelijke:
VACZ is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Identiteit:
Verzekeringsadviescentrum Zaanstad B.V. is statutair gevestigd te Zaandam en ingeschreven in het handelsregister onder nummer 35019444.

Onze contactgegevens zijn:
Zuiddijk 384-D
1505 HE Zaandam

075 – 670 55 66

Functionaris gegevensbescherming:
Bent u het oneens met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (FG). De FG is onafhankelijk en houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving binnen VACZ. U kunt contact opnemen met de FG via het e-mailadres .

Wat is ons privacybeleid?

1. Voor wie is deze privacyverklaring?

   Deze privacyverklaring geldt voor iedereen die met ons in contact komt. Dat zijn onder andere bezoekers van onze website, maar ook onze potentiële en bestaande klanten. Mocht er op uw situatie een specifieke of aanvullende privacyverklaring van toepassing zijn, dan wordt u daarover apart geïnformeerd.

2. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

   Wij verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende manieren. Dit kan actief door u, maar ook automatisch of via andere bronnen.

   • U deelt uw gegevens met ons
     U deelt uw gegevens met ons wanneer u contact opneemt, een online formulier invult, klant bij ons wordt, een overeenkomst tekent of gebruikmaakt van onze producten en diensten. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van hoe u uw gegevens met ons kunt delen.
   • Wij ontvangen persoonsgegevens uit andere bronnen
     Soms ontvangen wij uw persoonsgegevens via andere, betrouwbare bronnen. Dit kunnen bijvoorbeeld andere financiële instellingen, openbare registers, of handelsinformatiebureaus zijn.
   • Wij ontvangen persoonsgegevens automatisch
     Wanneer u onze website bezoekt of gebruikmaakt van onze online diensten, ontvangen we automatisch bepaalde gegevens. Dit gebeurt alleen als u hiervoor toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld door het accepteren van cookies.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

   Om u optimaal van dienst te kunnen zijn, verwerken wij verschillende soorten persoonsgegevens. Hieronder ziet u een overzicht van de gegevens die wij kunnen verwerken, onderverdeeld in categorieën.

   • Gewone persoonsgegevens
     • Uw contactgegevens zoals uw naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer.
     • Informatie over onze contactmomenten zoals brieven, e-mails, gespreksnotities en hoe u onze website gebruikt. Dit helpt ons om de dienstverlening te verbeteren.
     • Overige gegevens die van belang zijn voor onze dienstverlening zoals uw beroep, burgerlijke staat en gezinssamenstelling.
   • Gevoelige persoonsgegevens
     • Identificatiegegevens zoals uw burgerservicenummer (BSN), paspoortnummer, geboortedatum, geslacht en een kopie van uw identiteitsbewijs.
     • Financiële gegevens zoals details over leningen, ontroerend goed, inkomen, financiële verplichtingen en uw bankrekeningnummer.
   • Bijzondere persoonsgegevens
     Als financiële dienstverlener hebben wij in sommige gevallen te maken met bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens of informatie over een strafrechtelijk verleden. Wij verwerken deze gegevens alleen als wij hiertoe wettelijk de bevoegdheid hebben of als u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

4. Waarvoor verwerken wij uw persoonsgegevens?

   Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als dit noodzakelijk is en voor de volgende doelen:

   • Beoordelen en accepteren van (potentiële) klanten
     Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om te bepalen of u in aanmerking komt voor een product of dienst.
   • Aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
     Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om een product of dienst aan u te leveren.
   • Schadebehandeling
     Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om schademeldingen te behandelen waarbij u als benadeelde bent betrokken.
   • Marketing- en promotieactiviteiten
     Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om een relatie met u op te bouwen, te onderhouden of uit te breiden.
   • Voldoen aan wettelijke verplichtingen
     Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om te voldoen aan de wet en om medewerking te verlenen aan toezichthouders.
   • Bestrijden van fraude
     Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om identiteitsfraude en vervalsing van financiële documenten op te sporen en te bestrijden.
   • Klachtbehandeling
     Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om klachten en geschillen op te lossen.
   • Klant- en marktonderzoek
     Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in de markt en de behoeften van onze klanten, zodat we onze dienstverlening kunnen verbeteren.

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij uw persoonsgegevens?

   Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als we daar een wettelijke reden, een zogeheten grondslag, voor hebben. Wij gebruiken altijd ten minste één van de volgende grondslagen:

   • Wettelijke verplichting
     We verwerken uw gegevens om te voldoen aan wetten die ons dit verplichten, zoals de Wet op het Financieel Toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
   • Uitvoering overeenkomst
     We verwerken uw gegevens als dit nodig is voor het afsluiten en uitvoeren van een overeenkomst met u.
   • Gerechtvaardigd belang
     We verwerken persoonsgegevens voor een gerechtvaardigd belang van VACZ of van een derde, tenzij uw belangen zwaarder wegen.
   • Toestemming
     We verwerken uw gegevens alleen als u ons hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor specifieke doeleinden.

6. Wat gebeurt er als wij geen persoonsgegevens van u krijgen?

   Als u ons de benodigde persoonsgegevens niet wilt verstrekken, kunnen wij mogelijk geen overeenkomst met u aangaan of moeten we een lopende overeenkomst beëindigen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij deze gegevens nodig hebben om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of om een product of dienst te kunnen leveren.

7. Geautomatiseerde besluitvoering

   Wij nemen geen besluiten op basis van volledig geautomatiseerde verwerkingen die aanzienlijke gevolgen voor u kunnen hebben. Een volledig geautomatiseerd besluit wordt genomen door digitale systemen zonder menselijke tussenkomst.

8. Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

   Uw persoonsgegevens worden in de eerste plaats door ons gebruikt, maar het kan voorkomen dat we ze moeten delen. Wij delen uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is en op een veilige manier.

   • Intern: Binnen ons bedrijf
     We delen uw persoonsgegevens binnen onze organisatie om verschillende doelen te bereiken. We doen dit bijvoorbeeld om u een product of dienst te kunnen verlenen, de bijbehorende afhandeling efficiënt te laten verlopen, onze dienstverlening te optimaliseren, te voldoen aan onze zorgplicht en de kwaliteit van onze gegevens te waarborgen.
   • Extern: Zakelijke partners
     Wij werken samen met andere partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Hierbij kunt u denken aan hypotheekverstrekkers, verzekeraars en taxateurs. Met deze partners maken wij afspraken over privacy en gegevensbescherming. Wij delen ook gegevens met marketingpartijen, mits u hier expliciet toestemming voor heeft gegeven. Het delen van persoonsgegevens met al deze partners gebeurt pas nadat is vastgesteld dat dit wettelijk is toegestaan.
   • Extern: Als we wettelijk verplicht zijn
     Wij kunnen uw persoonsgegevens ook moeten delen met partijen buiten ons bedrijf als we daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit kan het geval zijn op grond van een wet, een rechterlijke uitspraak of in het kader van een onderzoek en juridische procedures.

9. Internationale doorgifte van uw persoonsgegevens

   Wij delen uw persoonsgegevens in principe niet met organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht dit toch noodzakelijk zijn, dan zorgen wij ervoor dat er passende maatregelen worden getroffen die voldoen aan de AVG. Zo krijgt uw data dezelfde bescherming als binnen de EER.

10. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

    Wij nemen zowel technische als organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen. Onze systemen, procedures en trainingen worden voortdurend verbeterd om te voldoen aan de nieuwste veiligheidsnormen en wettelijke eisen.

    • Technische maatregelen
      Enkele voorbeelden van technische beveiligingsmaatregelen zijn het versleutelen van gegevens, het up-to-date houden van software, regelmatige back-ups en het beveiligen van apparatuur en de toegang daartoe.
    • Organisatorische maatregelen
      Enkele voorbeelden van organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn het beperken van het aantal personen met toegang tot uw gegevens, het regelmatig testen van onze beveiliging, het vergroten van het beveiligingsbewustzijn van onze medewerkers en het afsluiten van geheimhoudingsovereenkomsten.

11. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

    Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld. Het kan echter voorkomen dat wij gegevens langer moeten bewaren, bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaartermijnen of om onze rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen in een gerechtelijke procedure.

12. Wat doen wij met uw persoonsgegevens na afloop van de bewaartermijn?

    Na afloop van de bewaartermijnen worden uw persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. Anonimiseren houdt in dat persoonsgegevens worden ontdaan van alle mogelijk identificerende kenmerken, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot een individuele persoon.

13. Welke rechten heeft u?

    Als we uw persoonsgegevens verwerken, heeft u een aantal belangrijke rechten volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hieronder leggen we uit welke dat zijn en wat ze betekenen voor u.

    • Recht op inzage
      U heeft recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Wij zijn verplicht binnen 1 maand te reageren op een verzoek tot inzage.
    • Recht op rectificatie
      U heeft recht op rectificatie van uw persoonsgegevens. Dat houdt in dat u ons kunt vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren als ze niet juist of onvolledig zijn. Wij zijn verplicht binnen 1 maand te reageren op een verzoek tot rectificatie.
    • Recht op verwijdering
      In bepaalde situaties heeft u het recht op verwijdering. Dat houdt in dat u ons kunt vragen om uw persoonsgegevens te wissen. Dit kan alleen als wij geen legitieme reden meer hebben om de gegevens te bewaren. Wij zijn verplicht binnen 1 maand te reageren op een verzoek tot verwijdering.
    • Recht op beperking van de verwerking
      U heeft recht op beperking van de verwerking. Dit houdt in dat u ons kunt vragen tijdelijk te stoppen met het verwerken van uw gegevens. Dit is van toepassing als de gegevens mogelijk onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, de gegevens niet meer nodig zijn of als u bezwaar heeft gemaakt. Wij zijn verplicht binnen 1 maand te reageren op een verzoek tot beperking van de verwerking.
    • Recht op dataportabiliteit
      U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te ontvangen. Ook kunt u ons vragen om deze gegevens direct over te dragen aan een andere organisatie. Wij zijn verplicht binnen 1 maand te reageren op een verzoek tot dataportabiliteit.
    • Recht op bezwaar
      U heeft recht op bezwaar. Dat houdt in dat u ons kunt vragen om uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken. Dit recht geldt als we uw gegevens verwerken op basis van een taak van algemeen belang, een gerechtvaardigd belang of voor profilering. Wij reageren doorgaans binnen 1 maand op een verzoek tot bezwaar.
    • Recht op menselijke blik bij besluiten
      Als wij een geautomatiseerd besluit nemen dat gevolgen voor u heeft, kunt u ons vragen om dit besluit door een mens te laten beoordelen. Wij zijn verplicht binnen 1 maand te reageren op een verzoek tot een menselijke blik bij besluiten.

    In sommige situaties kunnen er uitzonderingen gelden, waardoor u een bepaald recht niet kunt uitoefenen.

14. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

    Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar . We vragen u altijd om een kopie van uw paspoort of identiteitskaart toe te voegen, zodat we zeker weten dat het verzoek van u afkomstig is. Zorg er wel voor dat uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onleesbaar zijn gemaakt om uw privacy te beschermen. We reageren altijd binnen de wettelijk verplichte termijn.

Wijziging van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan op elk moment worden gewijzigd. De meest actuele versie staat altijd op onze website en is van kracht zodra deze is gepubliceerd. We raden u aan om deze verklaring regelmatig te controleren, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Vragen, klachten of bezwaren?

We doen ons best om onze Privacyverklaring zo duidelijk mogelijk te maken. Mocht u toch nog vragen hebben, dan helpt onze privacy-afdeling u graag verder. U kunt ons bereiken via .

Ook streven we ernaar uw privacy optimaal te beschermen. Heeft u desondanks een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming (FG) via .

Als u van mening bent dat wij uw klacht niet naar behoren hebben afgehandeld, dan kunt u altijd een klacht indienen bij de officiële toezichthouder. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vindt u op hun website:
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.